除基本建设外，所有eVA采购订单100%使用电子接收(电子接收). 这一过程提高了采购事务处的效率, 应付账款, 大学院系及供应商.
- 改善问责制
- 促进即时付款
- 提供完整的审计跟踪
- 增加客户服务
开始
使用旗帜
横幅接收表格
- FPARCVD -填写电子收信人表格
- FPIRCVD -表单用于查询电子接收方
- FOIDOCH -查询采购订单，收货人，发票，支票等状态的表单.
登录Banner后，进入菜单Search栏并键入fparvd、FPIRCVD或FOIDOCH来访问表单.
Banner的eVA交易
- eVA事务每天通过数据导出/导入流程加载到Banner中.
- 在eVA中批准的订单将在eVA采购订单完成后的一个工作日内发送到Banner, 前提是eVA采购订单已正确创建，并且供应商税号与Banner供应商表上的匹配.
- Banner中的采购订单号不包含“P”.
eReceiving程序
确保电子接收文件正确填写的步骤:
- 部门收货人员应在收货后3个工作天内检查收货/服务，并生成收货单.
- 电子邮件接收用户指南位于采购服务网站上，提供横幅屏幕截图和详细步骤，说明如何完成电子邮件接收.
- 接收日期是一个必填字段，它自动默认为当前日期. 调整默认日期，输入实际收到货物/服务的日期. 如果接受系统默认日期不能准确反映收到货物/服务的日期，可能会导致部门失去授权采购的权力.
- 接收方法是必填字段. 您必须选择正确的关联接收方式. 至关重要的是，预付款项是与付款的接收方式输入.
- 选择Complete以完全完成Banner接收器. 不完整的收款人无法处理和匹配付款.
- 不要等待发票来完成横幅接收. 如果你的部门需要一份发票的副本，以便在完成横幅收据之前进行对账, 你可以向卖方索取一份发票副本. Banner用户可以通过BDMS访问和查看供应商发票的扫描图像(参见 财务办公室 详情).
- 所有eVA采购订单的发票应发送至 应付账款 at invoice@lmjrsygc.com 或邮寄到财务办公室，罗林斯大厅202室，诺福克，弗吉尼亚州23529.
3-Way-Match
3-way-match是用于匹配采购订单的自动化Banner流程, 发票和收货人, 导致在下列情况下付款:
- 根据订购的数量和度量单位，在eVA中适当地开发采购订单, 并且是为了方便三方匹配而编写的.
- 该部门在班纳完成了一个电子接收.
- 发票在财务办公室收到，并由应付账款进入Banner.
Invoicing
多张发票不需要多个收货人(基建项目除外). 一个接收器可以完成多个数量和多个行项目.
- 部分装运:对于不属于完整“系统”配置的部分装运，应填写收货人.
- 发货完成:发货完成时应填写收货人.
基本建设发票将需要一个纸质收据.
收到的货物/服务的缺陷
- 必须以书面形式记录吗.
- 大学必须通知供应商 15个日历日 收到损坏的货物/服务.
基本建设
基本建设交易免予收款. 接收文件应提供给预算官员, 是否应检查和/或与发票一起准备合适的纸质接收包. 接收包裹应提交给应付账款付款.
- 每张发票应提交纸质收货报告.
- eVA采购订单副本
- 表示部分或全部
- 收到货物/服务的实际日期
- 打印接收订单的个人的姓名和头衔
- 输入完成接收报告的日期
- 在收到货件后3个工作日内将副本寄交应付帐款
- 为你的部门保存一份副本
Remember:
- 收到的数量只有在收货人不完整的情况下才能更改.
- 不完整的接收者可以通过向 procurement@lmjrsygc.com.
- 一旦接收器完成，它就不能被移除或更改. 为了纠正已完成的接收器上的错误，需要一个调整接收器.
- 如果接收方不完成, 检查以确保每个行项目在当前字段中都有一个数量. 如果一个特定的行项目没有被部门收到，并被添加到接收者, 为了完成接收，需要在当前字段中输入'0'(零).
- 中央仓库人员将完成接收所有交付到中央仓库的订单.
- 预付款:收货方式应为付款方式，收货日期应反映货物/服务收到的日期.
- 装箱单字段:这是一个必需的字段，可用于装箱单号码. 如果没有包装单，Banner用户可以自行决定使用此字段.
- 使用fparvd表格作为“调整项”处理退货。.
确保电子接收文件正确填写的步骤:
- 部门收货人员应在收货后3个工作天内检查收货/服务，并生成收货单.
- 电子邮件接收用户指南位于采购服务网站上，提供横幅屏幕截图和详细步骤，说明如何完成电子邮件接收.
- 接收日期是一个必填字段，它自动默认为当前日期. 调整默认日期，输入实际收到货物/服务的日期. 如果接受系统默认日期不能准确反映收到货物/服务的日期，可能会导致部门失去授权采购的权力.
- 接收方法是必填字段. 您必须选择正确的关联接收方式. 至关重要的是，预付款项是与付款的接收方式输入.
- 选择Complete以完全完成Banner接收器. 不完整的收款人无法处理和匹配付款.
- 不要等待发票来完成横幅接收. 如果你的部门需要一份发票的副本，以便在完成横幅收据之前进行对账, 你可以向卖方索取一份发票副本. Banner用户可以通过BDMS访问和查看供应商发票的扫描图像(参见 财务办公室 详情).
- 所有eVA采购订单的发票应发送至 应付账款 at invoice@lmjrsygc.com 或邮寄到财务办公室，罗林斯大厅202室，诺福克，弗吉尼亚州23529.
3-Way-Match
3-way-match是用于匹配采购订单的自动化Banner流程, 发票和收货人, 导致在下列情况下付款:
- 根据订购的数量和度量单位，在eVA中适当地开发采购订单, 并且是为了方便三方匹配而编写的.
- 该部门在班纳完成了一个电子接收.
- 发票在财务办公室收到，并由应付账款进入Banner.
Invoicing
多张发票不需要多个收货人(基建项目除外). 一个接收器可以完成多个数量和多个行项目.
- 部分装运:对于不属于完整“系统”配置的部分装运，应填写收货人.
- 发货完成:发货完成时应填写收货人.
基本建设发票将需要一个纸质收据.
收到的货物/服务的缺陷
- 必须以书面形式记录吗.
- 大学必须通知供应商 15个日历日 收到损坏的货物/服务.
基本建设
基本建设交易免予收款. 接收文件应提供给预算官员, 是否应检查和/或与发票一起准备合适的纸质接收包. 接收包裹应提交给应付账款付款.
- 每张发票应提交纸质收货报告.
- eVA采购订单副本
- 表示部分或全部
- 收到货物/服务的实际日期
- 打印接收订单的个人的姓名和头衔
- 输入完成接收报告的日期
- 在收到货件后3个工作日内将副本寄交应付帐款
- 为你的部门保存一份副本
Remember:
- 收到的数量只有在收货人不完整的情况下才能更改.
- 不完整的接收者可以通过向 procurement@lmjrsygc.com.
- 一旦接收器完成，它就不能被移除或更改. 为了纠正已完成的接收器上的错误，需要一个调整接收器.
- 如果接收方不完成, 检查以确保每个行项目在当前字段中都有一个数量. 如果一个特定的行项目没有被部门收到，并被添加到接收者, 为了完成接收，需要在当前字段中输入'0'(零).
- 中央仓库人员将完成接收所有交付到中央仓库的订单.
- 预付款:收货方式应为付款方式，收货日期应反映货物/服务收到的日期.
- 装箱单字段:这是一个必需的字段，可用于装箱单号码. 如果没有包装单，Banner用户可以自行决定使用此字段.
- 使用fparvd表格作为“调整项”处理退货。.